В какой последовательности должны располагаться документы личном деле сотрудника

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Кадровое делопроизводство", , N Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через. Восстановление пароля. Отправить Регистрация. Форум Форум. Активные обсуждения Новые вопросы Мои обсуждения. Задать вопрос. Трудовые отношения. Добрый день! Подскажите пожалуйста, какие документы обязательно должны подшиваться, прикрепляться и находиться в личном деле работника?

Вашему вниманию статья: Цитата "Кадровик. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже. Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел: - обязательно ли вести личные дела?

Это надо знать. Личное дело - это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить.

Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника. Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, - от уборщика служебных помещений до генерального директора.

Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: "документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления" Пункт 3.

Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников. Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы. Документы в деле следует располагать в следующей последовательности: - внутренняя опись документов дела; - дополнение к личному листку по учету кадров; - личный листок по учету кадров; - автобиография; - копии документов об образовании; - копия документа или выписка из него об утверждении в должности в случаях, предусмотренных законодательством ; - характеристика; - трудовой договор; - копия приказа о приеме на работу; - копии приказов о переводах, поощрениях.

Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности. Например: - выписка из собрания трудового коллектива если руководитель избирается трудовым коллективом или решение совета директоров, решение общего собрания акционеров; - списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов заседаний ученого совета учебного заведения при избрании на должность, присвоении званий и т.

Далее в хронологической последовательности помещают копии документов: - подтверждающих изменение биографических данных работника документы органов ЗАГС, дипломов и др. Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника.

Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат: - приказы руководителя организации - о служебном положении; - документы учебных заведений дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты - об образовании; - документы органов ЗАГС - об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения. Корректировать со слов работника записи в документах, помещенных в личное дело, нельзя. Последний документ, помещаемый в личное дело, - копия приказа о прекращении трудового договора увольнении.

На копиях приказов по личному составу о приеме, переводе, поощрении, увольнении ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6. Заверительная надпись придает копии документа юридическую силу. Заверенные копии документов могут удостоверяться печатью кадровой службы или печатью организации. В личное дело не рекомендуется помещать документы, хранящиеся до 10 лет справки о состоянии здоровья, с места жительства, о предоставлении учебного отпуска и др.

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает: - наименование организации; - номер дела; - фамилию, имя, отчество сотрудника; - дату приема на работу дата, проставленная в приказе о приеме на работу ; - дату окончания личного дела дата увольнения ; - количество листов проставляется при обработке дела для сдачи в архив ; - срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов депутатов представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени.

Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, - 75 лет Пункты "а", "б" ст. Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.

Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит "отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел", где пишут "личное дело проверено", указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт.

Результаты проверки доводятся до руководителя организации. Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке в небольших организациях или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается. Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации.

На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ документы , на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан.

В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения. Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены.

Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника. Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников.

При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора увольнении. Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.

Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом. Первый документ, помещаемый в личное дело, - внутренняя опись документов, помещенных в личное дело.

Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией.

Обязательно указывается дата составления описи. В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть: - литерные и пропущенные номера; - наклеенные листы если их нет, ставится прочерк ; - номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов. Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял. В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т.

Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело. Главное условие - дело не должно превышать листов. Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле.

Порядок ведения личных дел государственных служащих более четко определен федеральным законодательством. Личное дело государственного служащего - это основной документ учета государственных служащих, содержащий информацию обо всей его трудовой деятельности.

Личное дело: правила оформления

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через.

Личное дело работника

Активуйте подарунковий демодоступ. Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения. Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству. На всех других работников личное дело ведется по возможности. Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством.

Что должно храниться в личном деле сотрудника

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте способствует лучшей сохранности документов и к ним обеспечен оперативный доступ способствует быстрому поиску информации по запросу. Руководствуются хронологическим принципом, то есть документы в личное дело работника помещаются по мере их появления.

В какой последовательности формировать документы в личном деле работника

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде.

Личное дело работника. Анкета работника для личного дела — бланк. Лист ознакомления с личным делом. Внутренняя опись документов личного дела работника: образец.

Вход на сайт

.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

.

Документы для личного дела работника и его формирование

.

Какие документы должны храниться в личном деле работника?

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. poirussound

    Суровый Инквизитор ??

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных